Firma anonimowa

Produkcja spożywcza ~ Polska ~ 100 pracowników

Jak agenci AI odciążyli prezesa 100‑osobowej firmy i uporządkowali codzienne decyzje

Wyzwanie:

Prezes spółki zamiast myśleć o strategicznym rozwoju firmy, spędzał większość czasu na gaszeniu pożarów.

Rozwiązanie:

Wdrożenie sieci agentów, którzy porządkowali przepływ informacji i dostarczali CEO jasne rekomendacje do działania.

30%

Mniej czasu na spotkaniach

Tygodniowy raport zamiast 10+ statusów

Mniej maili dziennie wymagających reakcji CEO

Nasze podejście

Na początku uporządkowaliśmy źródła informacji, z których korzystał CEO i jego najbliższe otoczenie. Przeanalizowaliśmy rytm spotkań, sposób raportowania przez managerów, obieg decyzji oraz momenty, w których prezes najczęściej tracił czas na ręczne sklejanie informacji i kontekstu z wielu źródeł.

Następnie zaprojektowaliśmy zestaw agentów wyspecjalizowanych w konkretnych zadaniach. Jeden z nich analizował spotkania i wyłapywał ryzyka, drugi syntetyzował najważniejsze zmiany danym tygodniu, trzeci porządkował zadania wymagające decyzji CEO, a kolejny pilnował, by wiedza z rozmów i ustaleń nie ginęła w Slacku, mailach i notatkach.

Dzięki temu prezes fimy przestał działać w trybie ciągłego sprawdzania wszystkiego samodzielnie. Zamiast przeglądać dziesiątki wiadomości, notatek i raportów, dostawał uporządkowane podsumowania, jasne priorytety i sygnały ostrzegawcze wcześniej, zanim problem eskalował.

Rozwiązanie

01 Tygodniowy raport z zespołowych calli

Wdrożyliśmy agenta, który analizował spotkania poszczególnych zespołów i na koniec tygodnia przesyłał CEO raport z najważniejszych tematów, blokad i ryzyk. Zamiast uczestniczyć w każdym callu lub czytać sprawozdania od menadżerów, prezes dostawał jeden czytelny obraz firmy oraz wskazanie, gdzie jego obecność była realnie potrzebna.

02 Agent priorytetów

Stworzyliśmy agenta, który zbierał decyzje, wątki i tematy wymagające uwagi prezesa z różnych kanałów komunikacji, a następnie układał je w jedną listę priorytetów. Dzięki temu CEO nie musiał samodzielnie wyłapywać co w danym dniu jest naprawdę ważne, tylko dostawał uporządkowany zestaw spraw do decyzji, rozmowy lub delegacji.

03 Monitoring ryzyk operacyjnych

Zaprojektowaliśmy mechanizm, który wychwytywał powtarzające się problemy pojawiające się w rozmowach managerów i zespołów takich jak opóźnienia, przeciążenia, blokery decyzyjne czy luki komunikacyjne. Agent nie tylko pokazywał, że problem istnieje, ale też wskazywał jego częstotliwość, źródło oraz możliwy wpływ na inne obszary firmy.

04 Porządkowanie wiedzy zarządczej

Wdrożyliśmy agenta, który zamieniał ustalenia ze spotkań, wiadomości i notatek w uporządkowaną bazę wiedzy dla CEO i managerów. Dzięki temu kluczowe decyzje, odpowiedzialności i wcześniejsze ustalenia przestały ginąć w komunikatorach, a firma mogła wracać do jednego źródła prawdy zamiast każdorazowo odtwarzać kontekst od zera.

Rezultaty

Większy spokój

Prezes przestał działać w trybie ciągłego niepokoju i ręcznego sprawdzania, czy na pewno wszystko działa.

Lepsze decyzje zarządcze

CEO podejmował decyzje na podstawie spójnych sygnałów, a nie opinii najgłośniejszych managerów lub pojedynczych incydentów.

Eliminacja niepotrzebnych spotkań

Część spotkań przestała być konieczna, ponieważ CEO dostawał wcześniej podsumowania i wchodził tylko tam, gdzie rzeczywiście mógł wnieść wartość.

Mniej chaosu informacyjnego

Informacje z calli, wiadomości i raportów zostały usystematyzowane.

Szybsze wychwytywanie problemów

Ryzyka operacyjne, napięcia między zespołami i blokery decyzyjne są widoczne zanim przerodzą się w większe opóźnienia lub konflikty.

Większa samodzielność zespołów

Prezes rzadziej wchodzi operacyjnie w sprawy, które mogą być dowiezione przez managerów bez jego bezpośredniego udziału.