CBRE

Dział finansowo-księgowy ~ EMEA ~ 500+ pracowników

Oszczędziliśmy 330 tys. złotych rocznie
dzięki integracji systemów księgowych

Wyzwanie:

Dane rozproszone w trzech niespójnych systemach księgowych bez integracji, generujace liczne błędy i koszty operacyjne

Rozwiązanie:

Ujednolicenie danych procesów, poprzez wdrożenie jednego zautomatyzowanego systemu księgowego.‍

330 000zł

oszczędności rocznie

7 680

Mniej przepracowanych godzin rocznie

FTE mniej zaangażowanych w proces

Nasze podejście

Klient mierzył się z wyzwaniem prowadzenia procesów księgowych w 3 oddzielnych systemach, co powodowało ciągłe rozbieżności w danych, ręczne korekty i wysokie koszty obsługi. Na początku przeprowadziliśmy szczegółowy audyt przepływu informacji, tworząc mapę procesów i identyfikując punkty, w których dochodziło do duplikacji oraz błędów.

Następnie zaprojektowaliśmy jednolitą architekturę danych oraz zarekomendowaliśmy migrację do jednego, centralnego systemu opartego.

Po zatwierdzeniu podejścia przeprowadziliśmy migrację danych, przygotowaliśmy zestaw konektorów integrujących dotychczasowe systemy oraz zautomatyzowaliśmy procesy raportowania i rozliczeń. W trakcie wdrożenia położyliśmy duży nacisk na walidację danych, aby uniknąć wcześniejszych problemów z niespójnością. Dzięki automatyzacji i centralizacji procesów oszczędności sięgnęły kilkuset tysięcy złotych rocznie.

Rozwiązanie

01 Mapowanie procesów i ról

Na początku projektu stworzyliśmy szczegółową mapę procesów finansowo‑księgowych, ról i odpowiedzialności. Dzięki temu uzyskaliśmy przejrzystość na to, kto naprawdę wykonuje pracę, gdzie giną informacje, gdzie pojawia się duplikacja i które miejsca najbardziej proszą się o automatyzację.

02 Przejście od relacji do procesu

Dokonaliśmy transferu z pseudo-procesów polegających wyłącznie na przekazywaniu informacji na firmowym komunikatorze, na jasno opisane kroki, SLA i reguły decyzyjne. Firma przestała opierać się na pamięci kilkunastu osób, a zaczęła działać na przewidywalnych, mierzalnych procesach, które można skalować i łatwo przekazać nowym pracownikom

03 Priorytetowe rozszerzanie wąskich gardeł

Zanim dotknęliśmy reszty systemu, policzyliśmy, gdzie firma realnie traciła najwięcej czasu. Na tej podstawie zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy konkretne, priorytetowe automatyzacje, które usunęły najbardziej kosztowne wąskie gardła, zanim klient zdecydował się na kolejne etapy współpracy.

04 Stałe wsparcie po starcie

Po uruchomieniu nowego, zintegrowanego systemu nie zostawiliśmy działu finansów samych z procedurami. Przez pierwsze 2 miesiące prowadziliśmy regularne spotkania i sesja Q&A, poprawialiśmy reguły księgowań, aktualizowaliśmy dokumentację i reagowaliśmy na zgłoszenia, dzięki czemu adopcja systemu była płynna, a klient szybko przeszedł z trybu testów do pracy produkcyjnej

Rezultaty

Koniec gaszenia pożarów

Dział księgowy zaczął planować pracę z wyprzedzeniem, zamiast ratować sytuację na ostatnią chwilę.

Gotowość na audyty

Uporządkowane procesy i mierzalne przepływy danych ułatwiły współpracę z audytorami.

Stabilne decyzje zarządu

Zarząd zaczął opierać decyzje na raportach pochodzących z jednego, spójnego źródła.

Szybsze zamykanie miesiąca

Powtarzalne elementy zamknięcia i raportowania okresu rozliczeniowego zostały zautomatyzowane.

Wzrost niezależności

Odejście kluczowego pracownika przestało paraliżować pracę, ponieważ proces został opisany, zautomatyzowany.

Mniej oporu wobec zmian

Dzięki etapowemu podejściu nawet pracownicy z 10+ letnim stażem zobaczyli sens nowego systemu i realnie zaczęli z niego korzystać.